【情况说明格式范文】在日常工作中，撰写“情况说明”是一种常见的文书写作需求，尤其在行政、人事、财务等岗位中频繁出现。一份规范、清晰、逻辑严谨的情况说明，不仅有助于上级了解事件全貌，还能为后续处理提供依据。以下是一份关于“情况说明格式范文”的总结，并附上标准格式表格，供参考。
一、情况说明的基本结构
1. 明确说明文件性质，如“情况说明”或“关于××的情况说明”。
2. 单位名称/个人姓名：说明撰写人或单位的名称。
3. 基本情况：简要描述事件的时间、地点、涉及人员及主要经过。
4. 详细说明：分点或分段说明事件的来龙去脉，包括时间线、关键节点、相关证据等。
5. 原因分析：对事件发生的原因进行初步分析，指出责任或影响因素。
6. 处理措施：说明已采取或拟采取的处理方式。
7. 结语：表达对事件的重视态度和未来改进的决心。
8. 落款：包括撰写人、日期及单位盖章（如有）。
二、情况说明格式范文示例
关于员工加班未打卡的情况说明
单位名称：XX公司人力资源部
撰写人：张三
日期：2025年4月5日
基本情况：
2025年4月2日，员工李四在公司加班至晚上10点，因系统故障未能正常打卡，导致考勤记录缺失。
详细说明：
1. 4月2日晚上9:30，李四完成当日工作后继续加班。
2. 由于公司门禁系统临时维护，无法通过刷卡或指纹识别进入办公区域。
3. 李四尝试使用手机APP打卡未果，遂向主管报告情况。
4. 当晚10点，系统恢复后，李四补打卡成功，但系统显示为“异常打卡”。
原因分析：
此次事件是由于公司门禁系统临时故障所致，非员工主观故意未打卡行为。
处理措施：
1. 已与IT部门核实系统故障原因，并已修复。
2. 对李四的加班情况予以确认，调整其考勤记录。
3. 将加强门禁系统的日常维护，避免类似问题再次发生。
结语：
公司高度重视员工考勤管理，将不断完善制度与技术手段，确保公平公正。
落款：
张三
XX公司人力资源部
2025年4月5日
三、情况说明格式模板（表格版）
| 项目 | 内容示例 |
| 标题 | 关于员工加班未打卡的情况说明 |
| 单位名称/个人姓名 | XX公司人力资源部 / 张三 |
| 日期 | 2025年4月5日 |
| 基本情况 | 2025年4月2日，员工李四加班至晚上10点，因系统故障未打卡 |
| 详细说明 | 1. 加班时间；2. 系统故障原因；3. 补打卡过程；4. 系统异常提示 |
| 原因分析 | 门禁系统临时故障，非员工主观原因 |
| 处理措施 | 系统修复、考勤调整、加强维护 |
| 结语 | 表达重视态度与改进决心 |
| 落款 | 张三 / XX公司人力资源部 / 2025年4月5日 |
四、注意事项
- 语言应简洁明了，避免使用模糊表述。
- 事实陈述需客观真实，不掺杂主观情绪。
- 若涉及敏感信息，应适当隐去或脱敏处理。
- 如有附件或证据材料，应在文末注明并附上。
以上内容为原创整理，适用于各类情况说明文档的撰写参考，可结合实际需要进行调整。
